Page 183 - 江西普通高校专升本信息技术
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第 3 章 文字处理软件 Word
3.7 其他操作
3.7.1 邮件合并操作
邮件合并是Word软件中一种能实现对文档批量处理的功能，可以将一个主文档与一个数据源
结合起来，最终生成一系列输出文档。当用户制作信封、请柬、成绩单、工资条、准考证、录取
通知书之类的文档时，一次性要做很多份，就特别适合使用邮件合并功能。下面通过一个实例介
绍一下邮件合并的步骤。
1.准备数据源
数据源实际上是一个数据列表，其中包含了用户希望合并到输出文档的数据。如需要制作邀
请函时，可以在客户资料数据源中保存姓名、通讯地址、电子邮件地址、传真号码等数据字段。
这个数据源可以是Excel工作表或Access文件，也可以是MS-SQL Server数据库。本例中使用的客
户资料数据源如图3-104所示。
图 3-104 邮件合并的数据源
2.准备主文档
主文档是经过特殊标记的Word文档，它是用于创建输出文档的“蓝图”。其中包含了基本
的文本内容，这些文本内容在所有输出文档中都是相同的，比如请柬的主体以及落款等。另外还
有一系列指令（称为合并域），用于插入在每个输出文档中都要发生变化的文本，比如客户的姓
名等。
3.邮件合并的最终文档
邮件合并的最终文档包含了所有的输出结果，其中，有些文本内容在输出文档中都是相同
的，而有些会随着收件人的不同而发生变化。
4.邮件合并步骤
（1）打开主文档，再单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”选项组“开始邮件合并”按
钮，并在打开的下拉列表中选择“邮件合并分步向导”命令，如图3-105所示。
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