Page 123 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

声像、实物几个常见种类，信息化又带来了电子档案，还有用户信息、浏览查询
痕迹等需要保存，这些载体各异、特征多样，结构差异大的档案被分门别类用不
同方式保管着，数据和载体的增多使得同一个信息可以用不同的数据形式表示出

来，同样的数据形式也可以表达不同的信息内容，它们共同组成了档案馆的异构
数据大集群。今后档案馆藏的主要来源就是这些异构化的数据，它们将成为档案
馆藏的重要组成部分，馆藏档案将朝着种类繁多、非结构化数据比重占有增大趋
势发展下去。三是档案数据价值密度降低。档案作为最真实的历史记录，相较于

一般的信息资源拥有非常高的价值。但大部分的档案一旦移交进馆后就基本处于
休眠状态，乏人问津少有翻阅。实践证明，利用率高利用价值大的档案在馆藏档
案中几乎如凤毛麟角般稀少，这些重要档案占全部库存档案的比重非常低，档案
价值密度的高低与档案数据总量的大小成反比，表示说档案数据总量越多单个档

案的价值密度就越小，其中还不乏长期处于沉睡中从来没有发挥过作用的，它们
其实占据了档案总量的大部分。大数据时代，档案数据总量只会逐年骤增，相对
来说档案整体平均利用率就会降低，那么可能有用的档案对应比例就会减少。四
是档案数据处理速度加快。随着档案信息化进程加快和档案网络的逐步建设，档

案部门已经渐渐脱离了人工手动管理档案的落后方式，进入了现代化的档案收、
管、用业务流程管理。大数据时代，档案工作讲究的是时效性和便捷性，一方面
对稍纵即逝的有用信息的抓取速度提出了新要求，尤其是网络中更新快的网页信
息，另一方面要求档案员从海量档案中迅速找到用户所需的信息。如何快速获取

有效信息并满足用户需求，只有靠大数据催生出的云计算技术来解决自身带来的
难题，运用互联网技术、计算机软件、高科技手段提升档案资源的处理速度。
3. 档案数据的收集方式多样
信息资源数量再多，没有被收集归档就不是档案，就不能起到档案作为权威

的作用。档案业务工作的第一环就是档案的收集，在传统的管理方式下，收集主
要靠的是主动移交，单位各科室定时向综合档案室移交，各单位定时向各级国家
综合档案馆移交，还要打好移交清册，以免损毁丢失。第一，档案数据的强制收
集。事实上，很多单位都不主动向档案馆移交档案，借故拖延，加上档案法规威

慑力弱，档案部门不主动上门要，很难及时将档案收集齐全完整。第二，档案数
据的实时捕捉。如今互联网信息内容多、更新快、传播广，成为档案部门在大数
据时代档案收集的重点和难点区域。将有价值的信息及时捕捉归档，对档案员的

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