Page 121 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

等档案的最后形成，将会失掉这一部分档案，所以，信息时代的档案管理者比传
统的档案管理者更具主动性，他们会在专业人员的指导下主动学习专门的档案信
息接收管理平台，对电子档案进行有效收集和管理。

（二）档案的保存
传统的档案保存，需要大量的人力、物力和精力，而且因为数量繁多，查阅
起来相当费时费力，已经不能满足人类社会获取信息的飞速增长的要求。电子档
案不但有利于收集完整的档案信息和对信息进行有效保存，传播起来也极为方便。

传统的档案保存重点考虑的是档案库房和档案柜的设置，在设计档案馆时，电子
文档的保存主要考虑档案的增长速度，电子存储量及更新换代的趋势。现代化的
档案馆，不但应该具有保存各种格式电子文档的能力，还应有能力将纸质文档转
换成电子文档。以提高整体检索速度。计算机网络有一定的不稳定性和不安全性，

信息丢失或失真现象在所难免，这就要求档案管理工作者定期对电子文档进行数
据备份，保证即使计算机出现问题，造成档案信息丢失或失真的情形，也可做到
有备无患，只需使用备份对原来信息进行恢复即可。
（三）工作新内容

第一，设备故障安全防范。网络计算机硬件等系统一旦出现故障，一般会导
致计算机存储的数据完全丢失或者无法保持原有数据的存储状态。这就要求档案
管理者在设计档案管理系统之初就充分考虑到这个问题，积极设置系统安全应急
措施，进行数据的异地备份。当计算机发生故障时，积极采取应急措施，或采用

操作简单、比较节约但容易造成最新数据丢失的冷备份机制，保护大部分数据，
或采用保证系统应用程序和数据相对安全的双机热备份机制，这样，当一台服务
器出现故障时，另一台服务器可以及时代替其工作，不至于因为系统维修耽误工
作。第二，权限控制。权限控制主要是防止对档案信息进行拷贝、恶意篡改或破坏，

所以对用户可以访问的 ' 目录、子目录、文件和其他资源进行了一定的限定，并
且对能执行的操作做了限制。防火墙控制，用于防止网络中的黑客。第三，访问
控制。访问控制技术的主要任务是保证档案信息不被非法访问和非法使用，具体
措施包括：入网访问控制、权限控制和防火墙控制。入网访问控制，控制用户可

以登录的类别及登录的时间和网站。第四，病毒防治。如果档案信息遭到病毒入侵，
其有效性和完整性将受到严重破坏，甚至完全毁坏。这就需要档案管理工作者安
装最新的、比较有效的查毒、杀毒软件，避免将手机和U盘上的病毒携带到电脑上，

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