Page 118 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

工作效率。首先，将编研资料数字化。这些编研资料的量一般比较小，而且也引
用了许多档案原文，对于利用者进一步了解馆藏资源状况、满足利用需求很有帮
助。其次，利用需求量大的档案也需要进行数字化管理。比如，有关婚姻、工资、

房产、学籍等档案可以分期进行数字化管理，以满足使用者对这些档案资源信息
的需求。最后，需要进行抢救性保护的珍贵濒危档案是档案数字化管理的重点内
容，这些珍贵濒危档案可能涉及很多重要的信息资源，所以需要管理人员重点保
护，同时积极进行数字化管理。

2. 数字化处理之中确保质量规范
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理时，应该建立严格的管理制度与数
字化质量规范，以确保加工环节的规范化与档案数字化的质量。严格的管理制度
有利于提高工作人员质量与安全第一的认识，保证档案数字化的顺利发展。首先，

与数字化加工专业公司签署质量协议，提出相关质量要求。根据国家相关规定，
档案管理部门，提出质量标准与质量要求，并与数字化加工专业公司签署文本形
式的质量协议，以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。
另外，档案数字化的质量规范是相当重要的。首先，对于一些较为机密的档案信

息需要签署保密协议，严防在数字化加工过程中发生纸质档案的损毁、丢失、泄
密等现象。其次，从使用数字化档案时的安全性、准确性考虑，科学地、准确地
录入机读条目。档案信息条目的录入是当前馆藏档案数字化加工的重要环节，需
要管理人员进行严格的管理。规范化地录入机读条目，可以使将来档案信息的利

用环节变得更加便利，同时也可以有效地保证在查询档案时，不会查到其他人的
档案信息，为他人的档案信息安全提供保障。最后，严格监督校验工作，因为校
验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量，需要专业知识充足，经验丰富
的工作人员进行校验工作，以防发生如漏扫、扫出来的 PDF 文件页面不美观、

PDF 文件档号命名有误等问题。
3. 数字化处理之后加强信息维护
在档案管理人员进行纸质档案数字化处理之后，应该注意加强对档案信息的
维护工作。档案数字化加工过程中的档案安全建议。档案数字化过程中信息资源

的安全问题是档案管理人员需要提高重视的重点问题，尤其是对于一些相对较机
密的档案信息。当纸质档案进行数字化加工过程时，需要对计算机中的相关系统
进行检测，以确保没有非法拷贝程序。还要将工作区与休息区隔离，严禁工作人

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