Page 120 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

第三节 档案管理模式的转型

一、档案管理模式转型的重要性

（一）提高档案管理与服务的质量
数字化档案管理可协助档案人员对档案资源进行高效挖掘收集、归档存储，
以满足各类用户对档案资源的合理取用。借助计算机与网络技术，档案管理人员

可实现线上线下智能化、信息化办公，这不仅解放了档案工作人员双手，而且提
升了档案管理质效。另外，档案服务主要是指用户对档案的搜索、利用等。为了
保证用户能够安全、有效地取用档案资源，工作人员要对档案资源进行数字化分
类、调研，同时也要对用户的身份进行验证，这一过程单靠人力检验十分困难。

对档案管理进行数字化改造后，用户只需要登录线上的档案管理平台，并配合身
份验证、电子水印等方式检验便可取用相应的档案资源，方便又快捷。
（二）有效确保档案管理的安全性
传统档案管理是以纸质存储为主，纸质资料保存的难度较大，容易受到水灾、

火灾等大型安全事故的影响。数字化档案管理中的档案信息以纸质实体与线上数
字两种方式呈现，即便是遇到一些大型安全事故，档案信息的安全性与完整性也
能得到保障。另外，档案数字化过程中网络密钥的使用不仅大大降低了档案工作
人工安保的成本费用，缩减了人力资本的输出，而且也为数字化档案信息的使用

营造了安全、良好的监控环境，一定程度上确保了档案管理的安全性。另外，在
数字化档案管理中，相关部门会运用一些技术手段对来访者的身份进行验证，及
时辨别身份伪造、虚假材料等问题，提升档案服务的安全可靠性，这推动了档案

管理事业健康发展。

二、档案管理工作内容的转变

（一）档案的收集
传统的档案以纸质档案为主，档案管理人员只需要坐等档案的最后形成，然

后进行归档即可，一般都是一项议案或一项工程最终的议案结果，缺少中间出现
的有意义的创意和方法，也难以体现整个过程。但在信息化时代，人们可以将这
些完整地记录下来，只是有时会分散地存放在个人的计算机中。档案人员如果坐

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