Page 115 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

适的解决方案，能够保证数字化各环节的连续性，实现流水化作业。
4. 档案部门对档案服务企业应起到监管责任
引进社会力量参与档案数字化，是决策者对当前档案工作所面临的实际问题

切实思考后的选择，为当前档案部门职能转变，指出了发展方向，也给档案部门
在管理上带来了新的挑战。如何规范档案服务企业，使之在纸质档案数字化过程
中更好地发挥作用，是档案部门急需解决的问题。档案部门通过外包形式进行纸
质档案数字化，并不能将数字化工作弃之一旁，成为“甩手掌柜”，忽视对纸质

档案数字化过程监管的责任。需明确档案部门作为档案管理的主体，所负责任并
没有因购买服务的行为而转移 \ 档案部门仍需就纸质档案数字化的过程与最终成
果承担责任。换而言之，在纸质档案数字化过程中，档案部门应承担起对档案服
务企业的监管责任，为纸质档案数字化的有序开展建立分段、明晰的监管机制，

包括：事前——项目招标、事中——纸质档案数字化、事后——数字化成果三个
方面的监管。

二、纸质档案数字化前期整理内容及标准

（一）纸质档案数字化前期整理内容
就本质层面上来看，档案数字化工作是一项综合性工作，是将原有档案内容
由纸质载体上转换到技术载体基础之上，确保档案内容、信息结构不发生任何变
化。通过对现有档案内容的分析来看，整理内容主要体现在三个方面，详细如下：

第一，目录方面。针对目录的整理主要表现在整体建库、补充著录方面。在
实践中，只有对目录进行相应的整理，完成编目后，才能够确保纸质与数字化二
者的衔接，实现对象审批、档案出库等工作目标。在实践中，针对已经建成的数
据库，但是缺少条目信息的，应对缺失、错误等信息进行相应的纠正和调整，提

高信息完整性，为后续档案资源利用做好充分的准备。如针对人名、地名及附件
等著录项目的补充。
第二，核对内容。档案具有政治性、权威性及保密性特点。为了突出档案工
作严肃性，在前期整理工作中，整理人员要保持正确的态度，认真核对各项内容，

如拆除装订、实体检查及数量清查等。其中针对拆除装订，是为了提高数字化效
率的关键，但值得注意的是，如果纸张较为脆弱、过薄，可以不拆除。实体检查
主要是核对档案内容是否完整，是否存在缺漏页现象。数量清查可以按照目录进

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