Page 110 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

3. 实现档案管理模式转型
一是实现档案部门管理模式上的转变。在档案部门人物力有限的情况之下，
通过数字化手段，使档案部门从档案“收集”为核心的技术型档案管理模式，转

变为以档案“搜集”为核心的服务型档案管理模式。通过为纸质档案建立目录数
据库、进行纸质档案的数字化转存、对档案内容进行全文著录等技术手段，促使
档案信息资源的整合利用。同时，兼并多余档案查阅、审核流程，实现档案部门
对档案信息查阅的“一站式”服务，破除各业务科室之间职能上的界限，提高档

案部门的协同效率与管理水平。二是实现档案内容管理模式的转变。数字图像之
间的联系不必像传统档案那样依靠其在物理空间存放的位置来保持联系，既可以
按来源进行分类管理，也可以按主题进行分类管理，使数字图像之间的内容联系
和历史联系得以同时保存，实现档案内容之间的有机联系。通过纸质档案元数据

的采集，可以对生成数字图像的软硬件环境、档案内容、档案间关系等因素做更
为详细的记录，实现纸质档案内容信息的深化与拓展。正如冯惠玲教授曾指出，
对于数字档案（电子文件）而言，“重视档案文件中所包含的有效信息一一知识，
要甚于文件实体；重视文件的形成与运转过程，要甚于已经形成的文件本身；重

视联系，要甚于每一份具体的文件”。通过数字化手段，由档案事后管理转向档
案前端控制，由档案实体管理转向档案内容管理。
（二）纸质档案数字化的目标
从全国范围来看，实现纸质档案的数字化无疑是一项复杂的系统工程，受到

多方面因素的影响，其过程不可能一蹴而就，应建立在问题分析的基础上，逐步
推进纸质档案数字化工作的开展。
1. 平衡发展过程
至今，全国范围内纸质档案数字化工作已开展近二十年，但其发展过程中仍

然存在着不均衡的情况，仅就纸质档案数字化率而言：依据档案部门的地域分布
来看，中西部地区小于东南沿海地区，经济欠发达地区小于经济发达地区；依据
档案部门行政级别的高低来看，县乡及以下档案部门明显小于省市级档案部门；
依据档案部门所属单位的性质来看，企事业单位明显小于政府机关。限制纸质档

案数字化平衡发展的因素有多种，可大致归纳为以下三点：一是缺乏档案数字化
专项资金的支持。纸质档案数字化的开展，需建立在数字化加工体系的基础之上，
包括数字化的软硬件设施、人力成本、数字化成果转化利用等都需要大量资金的

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