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数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

纸质档案数字化的过程中，如为馆员开展档案数字化专项培训、合作开发相应的
档案数字化软件、为学生提供校外档案数字化实习等。最后，做好纸质档案实体
的前端管理。档案部门应定期对馆藏纸质档案开展对库、检查工作，确保纸质档

案的保存状况良好。核实档案目录数据是否完备，完善纸质档案的立卷、入库流
程。档案部门可适时开展档案社会征集活动，丰富馆藏档案资源，为纸质档案数
字化工作的有序开展打好基础。
2. 满足利用需求

经过长期的数字化工作，档案部门积累了大量纸质档案数字化资源。一定程
度上，这仅是对纸质档案进行数字化副本转存的结果，实现了狭义概念下的档案
数字化。因缺少进一步的成果转换，这些数据与纸质档案一同，“深锁”于档案
部门内部，与档案数字化的目的背道而驰。纸质档案数字化的目的，不仅是改变

档案载体形式与档案内容的表现形式，更为重要之处在于其可以使档案摆脱自身
“原始劣势”的牵制，借助于网络化手段，达到拓展档案信息应用领域，实现档
案信息资源的共享利用的作用。当前，从纸质档案数字化资源的利用情况来看，
存在以下三点问题：首先，从利用方式上看，纸质档案数字化资源的使用地点仍

然被局限于档案馆实体之内，可供网上档案查阅的数字档案馆或档案网站较少；
其次，从可利用种类上看，数字化纸质档案数量虽多，但以档案部门馆藏文书档
案与业务档案为主，而利用率较高的民生档案却普遍不足；再次，从利用的难易
程度上看，可供大众参考利用的纸质档案数字化资源有限，网上档案资源多用于

展示而可供检索利用的较少；最后，对于已到开放年限的纸质档案，档案部门也
未及时将其数字化资源上传至网络。基于以上纸质档案数字化过程中的利用问题，
几点建议如下：第一，积极开展对纸质档案数字化资源的开放鉴定工作。纸质档
案数字化资源的共享利用，需要建立在对其进行开放鉴定的前提之下。开放鉴定

工作的卡滞，直接导致了纸质档案数字化率较高，但可用的数字化资源较少局面
的产生。档案部门应基于馆藏纸质档案的实际情况，明确档案数据开放细则、规
章，积极开展档案数字化资源的开放鉴定工作。再者，对于“应开未开”的档案
数据，应及时开放，逐步实现开放鉴定工作与数字化工作的一致性。第二，增加

数字化纸质档案的种类，使数字化对象的种类逐渐向民生类档案倾斜。民生之所
需，就是档案工作之所向社会大众作为档案部门的服务对象，满足其利用档案的
需求，既是档案工作的出发点，也是建设服务型政府的内在要求。近年来，随着

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