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数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management
务外包形式进行纸质档案数字化,抑或是档案馆(室)的信息化建设,将成为主
流,基于以下两点因素考量:第一,从档案部门的角度来看,档案部门受限于自
身因素的影响,通过外包方式解决纸质档案的数字化是较为合适的选择。首先,
受到现行档案“双套制”模式的影响,相当长时期内,档案部门难以从纸质档案
管理工作中“脱身”。随着社会经济发展,纸质档案数量或成几何级数上升,以
现有的人员配置,档案部门仅就处理文件归档与馆藏档案管理工作已应接不暇,
如再组织人员开展纸质档案数字化工作,则可能影响到正常档案管理工作的开展,
顾此失彼;其次,档案部门人员数量有限。纸质档案数字化一方面属于劳动密集
型工作,对于大批量纸质档案的数字化工作,需要组织大量人力进行扫描、录入、
编页等工作。另一方面又属于技术密集型产业,需要专人对纸质档案的状况进行
评估并组织档案整理、检查、改正归档错误等,同时,数字化人员还要有一定计
算机基础,掌握档案数字化软件与设备的使用。如仅靠档案部门内部进行培养,
受体制约束,可预见其专业人员的产出将不能满足档案数字化工作的实际需求;
最后,档案部门用于纸质档案数字化的经费有限。以较为经济的方式实现纸质档
案数字化,是档案部门必须考虑的因素。从人员培训至设备采购,都需要大量费
用的投入,且档案部门间数字化设备重复购置,易造成资源浪费。此外,计算机
软硬件的更新周期较短,相关设备的升级换代,也涉及大量费用的投入。第二,
从档案服务企业的角度来看,较由档案部门自行组织纸质档案数字化,由档案服
务企业组织纸质档案数字化的效率较高,且能以较少的数字化专项经费投入实现
纸质档案的数字化。首先,受利润导向,为了获得更高的收益,档案服务企业会
自觉提高工作效率,在档案部门有效实行监管的前提下,能加快纸质档案数字化
的进程;其次,档案服务企业具有较为专业的数字化人才队伍,其组织者在长期
实践中积累了丰富档案数字化项目的管理经验,在组织人员与协调工作上,较档
案部门也更为灵活。通过激励机制的实施,档案服务企业更容易调动起员工的工
作积极性,进一步提高纸质档案数字化的效率;再次,档案服务企业具有完备数
字化设备,可根据纸质档案数字化中的档案数量与数字化环节的不同,调用合适
的数字化设备,且档案服务企业为提高数字化效益,其自身具有较强的技术升级
意识,有意识地对数字化中的软硬件设备进行升级。通过外包形式,档案部门避
免了因自行购置数字化设备的老化、闲置,造成资源浪费现象的发生;最后,外
包人员对数字化软硬件设施的使用富有经验,对数字化时易遇到的问题有较为合
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