Page 113 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

社会大众对档案价值认识与预期的不断增长，人们对档案的利用需求逐年递增，
着重于维护自身权益的民生档案。因此，档案部门应以提高民生类纸质档案的数
字化率为基础，丰富民生类档案的数字化资源，使之在利用时，以网络化检索代

替手工调阅，以数字化副本阅览代替档案原件查看，以数字化副本打印代替档案
原件复印，提高群众在档案利用中的便利性。此外，民生档案一般涉密较少，利
于档案开放鉴定工作的开展，为档案数字资源的网上开放提供了便利条件。第三，
完善纸质档案数据库建设。按照文件级目录数据库一专题目录数据库一全文目录

数据库的顺序，丰富纸质档案数据库资源。首先，在纸质档案数字化时，根据纸
质档案原件，以件为单位，逐件录入纸质档案目录数据，保证录入信息的完整、
可靠；其次，数字化过程中，对于使用率较高或具有特色的馆藏档案，可设立专
题目录数据库，优先进行数字化；再次，依据纸质档案实际使用情况，对一部分

利用价值高的纸质档案实行全文数字化，建立全文数据库，实现对纸质档案内容
的全文检索；最后，通过档案网站或数字档案馆系统，将这些数据库上传至网络，
提供网络化的档案检索途径，丰富可供检索的网上档案资源。在完善档案数据库
建设的基础上，可依托网络化设备，建立各档案馆（室）间相互联系的档案数据

库群，构建档案信息共享平台，实现纸质档案数字化的分布式实施与数字化成果
的集中式利用。纸质档案数字化数量与利用上的不对等，一定层面上反映了档案
部门在纸质档案数字化过程中，重速度而轻质量的现状。档案部门在纸质档案数
字化过程中，不应“好大喜功”一种追求档案数字化的速度或数字化率，而应遵

循“分步实施”、“逐步推进”的数字化策略，实现档案数据信息的有序化增长。
从“又快又好”到“又好又快”，既是发展方式的转变，也是看待事物观念上的
变化。再者，档案部门应转变“民可使由之，不可使知之”的固有观念，摒弃“法
藏官府，威严莫测”的陈旧传统，积极促使档案开放利用与时代发展相适应。

3. 明晰主体职责
档案部门通过业务外包方式实现纸质档案数字化是较为合适的选择近年来，
政府部门通过业务外包形式向社会购买公共服务的比例越来越高。一方面，得益
于较完善的市场经济体系，使之能提供政府部门所需要的技术或业务服务；另一

方面在“转变政府职能”构建服务型政府的号召下，政府部门不在着重于建设面
面俱到的“大政府”，而转向于人员精简，运作高效的“小政府”发展模式。因而，
作为公共服务提供商的业务外包型企业得以迅速发展起来。从长远来看，通过服

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