Page 116 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

行，确保数据库中的各个条目对应要素与实体相符合。如果发现错误，应立即纠正。
第三，实体修整。如果案卷、文件存在规格不一、纸张破损等问题，应启动
实体修整工作，保证档案实体平整、清洁，为数字化转换提供支持。在修整实践

中，应确保档案材料的清洁，如灰尘清扫、去除装订物等，提高设备扫描有效性。
另外，针对非标准规格档案、破损档案，可以加强对档案的保护，以此来延长实
体寿命。
第四，记录管理过程。受到程序复杂、工程量较大等因素的影响，纸质档案

数字化前期准备工作，常常会出现过程不明、衔接不畅等问题。因此应重视对档
案的检查及验收，兼顾档案版权、安全等方面。条件允许的情况下，应对整个整
理过程进行记录，为档案数字化审批、出入库等工作提供一定支持，促使表单能
够随着数字化工作深入而充实。

（二）纸质档案数字化前期整理标准
不同于实体档案整理，档案数字化前期整理工作要按照相应原则，并将原有
档案整理结果作为核心，围绕着数字化目标开展工作。
第一，实体标准。档案实体作为数字化复制及保护的主要载体，是数字化设

备的直接对象。因此在实践工作中，应严格按照档案实体状态，坚持最小干预、
真实还原原则，确保原始档案完整性、真实性。具体标准如下：页码标记要完整、
不能够缺页跳页；档案案卷或者文件要保持整洁干净，不能够出现卷边、折页等
情况。针对非标准规格档案通过接边、衬纸等方式进行加工、处理，为快速扫描

提供支持。
第二，著录标准。人类社会进入新时期，档案载体不断发展，传统著录标注
已经无法满足档案发展需求。因此针对档案内容的选择、分析，不仅要尊重档案
真实性，且需要关注数字化手段、背景记录等，以此来满足档案使用要求。针对

著录标准来说，应确保各要素完整性、项目全面，严格按照相关规则，以此来丰
富档案著录项目，增强档案著录检索价值。针对与技术相关的档案，应对其背景、
时间及色彩空间等进行完善，促使档案转型有序进行。
第三，检查标准。转化作为档案数字化的基本手段，主要为了延长档案使用

寿命。因此为了避免数字化转化过程中不良因素的影响，加强对档案实体、逻辑
及著录状态等方面的仔细审核势在必行。检查标准需要遵循以下标准：审批手续
是否完整、数字化清单是否准确、页码页数是否一致、逻辑页号是否连续等，提

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