Page 145 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究
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第五章 档案信息资源开发及实践
息开发工作得到了更高水平的优化调整,数据库建设、档案管理平台建设、应用
软件开发等为开展档案工作创造极大的便利,也为企业提供更多高质量的档案信
息开发成果。然而,随之而来的安全问题也愈发凸显,由于档案本身的特殊性,
档案信息资源的泄露、丢失、篡改等问题将会对企业、社会乃至国家造成巨大的
经济损失,因此安全问题应当始终贯穿档案工作的始终。构建档案安全管理体系
是目前档案管理工作的任务重点。一是加强网络建设与管理,确保档案信息安全。
档案部门应当严格遵循国家档案局相关标准规范制定企业网络运行、数据安全、
信息查阅等规章制度和技术保障措施,由相关技术人员定期检测,完善网络安全
应急响应机制和数据安全防范,提升应急响应速度;二是注重软件和网络安全。
互联网的普及带来便利的同时也带来了风险,档案的非法篡改、复制、泄露等都
将严重影响电子档案的信息安全,因而需要结合风险特性,建立有效的防火墙和
网络协议,对于档案信息资源的访问或调取进行多重资格审核制度,对不同身份
访问者设置访问权限,并组织专人进行资格审查;三是档案信息的管理风险。电
子档案由于存储形式特殊,也存在着人为因素的安全风险,因此应当落实电子档
案备份中心建设,实行电子档案双备份策略。此外,在严格落实责任制度、监督
制度的基础之上应当组织相关人员定期参与国家档案局(馆)、省档案局(馆)
等主管部门组织的档案信息安全培训。四是档案信息的利用风险。在档案信息开
发的过程中,对于档案素材的选取应当建立严格的审查机制,严防涉密档案外泄
风险,同时针对档案信息开发成果类型和其宣传服务对象也应加以规定,最大程
度地规避档案安全风险。
(四)经费保障,提升管理认同
经费保障是企业档案信息开发工作开展的重要前提条件。应当落实企业档案
信息化建设专项经费,由档案部门自筹经费和企业划拨专项经费共同组成,规范
经费使用范畴,杜绝低水平开发或重复开发造成经费浪费。重点保障纸质档案数
字化、档案系统更新升级、档案信息化设备维护、档案人员业务能力培训工作等
工作的正常开展。同时,在档案工作纳入企业发展规划的前提下,把档案工作发
展经费列入企业预算,由企业分管领导定期指导工作,明确长期目标和短期目标,
制定合理发展策略和经费使用范畴,保证企业档案信息开发工作经费的投入力度
和使用效益。确保档案信息开发工作始终服务企业发展主业,彰显档案价值,进
一步激发企业档案信息开发的生命力、创造力、影响力。
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