Page 31 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第一章 档案管理问题分析

统将请求进行分类识别并转化为指令；第三步，指令输入档案信息数据库，寻找
与用户请求相符的信息资源；第四步，数据库将结果反馈到服务系统进行识别；
第五步，服务系统将用户检索请求以页面形式呈现；第六步，用户查询或利用满

足检索条件的信息，如不满足，可以使用其他检索方法继续检索。自助服务平台
完全是自助化、网络化操作，跳过了传统服务模式中服务者的“中间”操作环节，
既使得服务者从日常事务中得到解脱，节约了档案管理的人力与物力，又能保证
自助服务的实现，满足用户利用需求。另外，档案服务人员居于从属地位。档案

信息自助服务模式中，档案服务人员不再居于主体地位，其主要负责服务流程中
档案信息服务平台的构建与维护，不直接参与到实际服务工作中。传统档案信息
服务工作中，档案服务人员从事为用户提供查询、复印等基础性工作，浪费了大
量的时间和精力。数字档案馆的推进使得档案服务人员从烦琐的事务性服务中得

以解脱，把工作重心转移到对用户的指导和导航上，从而有更多时间和精力参与
到数字档案馆整体发展战略中来，如数据库建设和服务系统的改造与升级等，实
现档案馆工作重心从“书本位”向“人本位”转移，工作对象从文献向信息转移。
（二）数字档案馆档案信息自助服务模式的构建

1. 重视数字档案馆门户网站的建设
信息时代下，由于用户群体对于网络的依赖性，用户更多会使用 Internet 利
用档案信息资源，因此，数字档案馆门户网站就成为提供服务的窗口平台。数字
档案馆网站的总体设计应体现“以人为本，以内容为中心”的原则，要把数字档

案馆内外、网上网下的档案信息资源集中在一个互联网页面上，简化档案信息用
户对有用档案信息的查询，并根据相应的规则向档案信息用户提供“一站式”服
务。首先，出于对用户信息的保密和网站的维护，网站首页要设置注册和登录窗
口。用户在注册成为网站会员时，需要填写部分真实信息，如姓名、证件号、电

子邮箱等，这些信息会保存在计算机服务器终端供用户登录使用。出于网络安全
的考虑，档案管理者要做好网站的安全维护，防止用户信息外泄或被非法使用。
同时，用户需按照网站设置的服务流程和规则，合理合法地利用档案信息。其次，
要在门户网站上比较显眼的位置设置检索服务选项，以保证用户便捷地检索档案

信息资源。在检索方式的设置上，一般有六种：关键字、类别、时间、来源、文
号与专题检索。用户可以根据自己的需求自主地选择检索方式，方便快捷。再次，
门户网站要设置多种档案信息利用方式，如“加入收藏”“打印本页”“直接下

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