Page 32 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

载”等。最后，提供部分其他数字档案馆档案信息资源的网络链接服务。
2. 档案信息资源库的建设需以虚拟资源库为主
档案信息资源库作为数字档案馆建设的资源平台，是数字档案馆信息服务的

前提和基础，用户自助服务模式的合理构建需建立在丰富的信息资源基础上的，
用户的服务请求也会通过资源库的输出得到反馈结果。由于数字档案馆建设的不
断推进以及用户的虚拟特性，数字档案馆信息资源库的开发应以虚拟资源库为主。
开发虚拟资源库应包括：第一，馆藏数字化加工档案库。馆藏数字化档案是信息

资源数据库的主要构成，各级各类档案馆（包括各级、各地区的综合性档案馆、
专业档案馆、高校档案馆等）利用扫描、数据压缩、光盘存储等技术将传统介质
档案信息转化为数字档案。第二，电子文件信息库。电子文件信息库主要来源党
政机关、人民团体、企事业单位，对电子文件信息库的开发是数字档案馆承担政

务功能的重要体现。第三，特色档案库。特色档案库一般具有一定的地方和人文
特色，各级档案馆可以对分散在各网站的特色档案资源进行大规模组织、科学整
合、统一管理，建立特色档案信息数据库，以便共享。第四，跨馆档案信息库。
馆际间的信息共享是开发和建立跨馆档案信息库的基础和保证，因此建立区域性

乃至全国性的档案信息库群将会为自助服务提供更为丰富的、全面的资源平台。
3. 档案信息服务系统的集成化设计
集成化的信息服务系统平台是构建档案用户自助服务模式的主体部分，通过
对各种类型的信息资源、数据库和不同形式的档案馆服务功能的有效整合，为用

户提供全方位、一站式的档案信息服务。自助式信息服务系统的设计主要包含检
索、咨询、统计、推送等功能。首先，信息检索功能是数字档案馆信息服务的基
本方式和主要手段，检索方式分为关键字、类别、时间、来源、文号与专题检索。
因此，在服务系统的设计上要注意分门别类，一种服务请求对应一种检索途径，

不能出现差错，从而保证用户的检索结果真实准确。其次，咨询功能的设计。信
息咨询功能是用户与服务人员之间沟通的桥梁，咨询的主体在于用户，是自助服
务主要的功能之一。因此，档案信息服务系统要充分应用网络信息技术，通过实
时的交流工具如 QQ、MSN 等或非实时的交流工具如留言板、电子邮件等来提出

或解决各种问题，有效实现用户与馆员间的双向沟通，为用户自助服务创造良好
的氛围。再次，统计功能的设计。档案信息服务系统可以自动地对用户利用情况
进行统计，既可以帮助用户了解其查阅历史记录，还可以帮助工作人员对用户的

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