Page 86 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

悉其中的隐性知识，如此周而复始，循环往复才使知识逐渐显性化。因此，要想
在组织中有效率的利用知识、共享知识必须使知识的流转率提高，同时保证知识
在传播、转移时不失真。数字档案室可谓是应运而生，通过信息数字化和网络共

享化，将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的基础
上有机组织并链接起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供
向知识的提供转变。
（二）数字档案室与传统档案室的比较

数字档案室与传统档案室的相同之处：第一，性质相同。不管是数字档案室，
或是传统档案室，本体始终是档案室，不可能代替档案馆，也不会成为文件中心。
因此数字档案室和传统档案室都不是一个独立的组织，而是机关、企事业单位的
内部机构，隶属于组织，听从领导统一指挥，从事本单位内档案工作的组织管理

及档案的保管与提供利。用工作。第二，管理对象的本质相同。数字档案室和传
统档案室的管理对象皆具有档案原始记录性的本质。档案形成于社会，档案内容
反映了人类的社会活动，由此可知档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信
息记录。所以无论是传统档案室的纸质档案还是数字档案室的电子文件，都反映

了本单位真实有效的行为活动。第三，定位相同。传统档案室除了要满足组织内
部对档案的管理和利用，还要承担向档案馆移交档案的义务，数字档案室亦然。
由于数字档案室在网络技术和文件载体上具有天然的传输优势，因此数字档案室
移交档案相比传统档案室更加方便快捷。由于档案室管理的文件从价值形态上来

看只处于第一价值阶段，注定了数字档案室与传统档案室都是暂时保管具有长远
价值档案的过渡性机构，一般不可能成为永久保管档案的基地。第四，任务相同。
档案室是单位其中的一个部门，所以室藏档案仅形成于本单位，它的主要任务是
为本单位的管理职能活动提供必要的档案信息支持，数字档案室的本职工作亦不

外乎如此。无论档案室的形态如何改变，首要的作用都是负责本单位文件材料的
归档工作并保存档案为单位提供利用。
数字档案室与传统档案室的不同之处：第一，管理方式不同。传统档案室的
档案管理基本以人力为主，计算机为辅。计算机的用处主要是减少简单重复的人

力输出，没有参与到整个档案管理流程，不能真正挖掘到计算机的潜力，利用效
率令人诟病。而数字档案室则利用先进的计算机技术和现代通信技术做到了真正
意义上的管理自动化，信息资源数字化以及档案信息传递的网络化，不仅仅在计

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