Page 91 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

部门之间的互动协同，提高了工作效率。当前档案工作内容更加丰富，形式更多
样化，在收集整理资料方面更加便捷，更容易保管，调取更方便，这些优势推动
了档案信息化的建设，对提升档案管理水平有着重要的意义。

（二）档案管理信息化建设的优势
当前档案资源越来越多，内容越来越丰富，这些档案资料需要妥善保管，传
统人工管理档案很难满足当前需要。如果是人工分类，工作的强度会很大，枯燥
的工作内容会使工人感到厌烦，容易出现失误，最终影响到档案管理的质量。档

案在用手工书写时，容易书写错误，也容易使字体模糊，从而无法辨认内容，无
形中增加了人工成本，效率也大幅度下降。传统档案资料大多数是纸质的，能源
消耗大，成本较高，纸张也不容易保管，需要专门的场地来存放，对储存的场地
要求很高。不仅会占用较大面积的空间，时间长了，纸张也容易发霉变质，甚至

会由于保管不善而丢失档案资料等，进而造成极大的损失。再说，传统档案资料
采用的是人工调取，程序复杂，调取档案较困难，短时间提取档案不容易实现。
档案信息化建设可以解决上述问题。第一，档案的载体。信息化档案工作中，档
案资料不再是纸质资料，工作人员也不需要人工书写档案资料，而是在电脑上输

入资料，直接保存在电脑数据库中。工作人员只需要把资料录入档案信息系统中，
保存后就能智能整理、归档，信息化档案工作降低了人力成本，节省了空间，节
约了资源，还有效避免了由于人工失误带来的误差。只需不断开发完善计算机软
件系统，就能存储巨量数据信息，达到永久保存档案资料的目的。信息化档案管

理下，保存档案的方法有很多种，不仅可以是文档形式，还可以是视频形式，也
可以是图像形式等，这样使得档案资料更加全面、完善、真实，很有价值，对档
案管理工作来说，有着重要的现实意义。在提取上很方便，用时短，更加精准。
信息技术能够更准确地划分档案信息，档案资料也保存得更加完整，不会出现破

损，携带方便，档案资料在传输上很快，不受时间空间的限制，极大提升了档案
工作效率。
（三）档案管理信息化建设问题
1. 不够重视档案工作信息化建设

网络时代，很多企业想要通过信息化建设来提高自己单位档案管理工作的效
率。然而，实际档案工作中，许多企业在信息化档案管理上所期望的作用是很局
限的，只是希望在调取档案、转移档案等方面做到信息化，提升工作效率就可以

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