Page 95 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

子文件安全保护制度的不健全等因素，近几年数字档案室的信息资源安全问题凸
显。第一，档案电子管理系统中的安全功能还不够完善，档案利用者身份识别功
能时限等级划分功能、数字水印技术、PKI（公钥基础设施）／ CA（认证中心）

技术都没有在档案系统中体现出应有的安全防护作用。第二，网络安全环境不尽
如人意，一方面是单位自身的网络信息技术不过硬，在搭建内部网和局域网时留
有隐患，容易被网络非法侵入者捕捉和利用。另一方面，我国网络安全问题整体
不容乐观。黑客攻击次数频繁且方式多种多样，网络病毒肆意横行，繁殖能力强，

破坏力巨大，电子文件具有被盗取、修改、删除等潜在风险。第三，在实体档案
的数字化外包过程中，因为外包人员的素质不过关，安全协议未涉及，同时主体
单位的管理没到位，奖惩没落实，导致档案信息被泄露的情况时有发生。第四，
网络软硬件因素。网络硬件配置是否落后，是否日常维护，网络软件是否监控有

力，是否实时更新，这些都关乎电子档案的安全。第五，安全管理制度的缺失。
许多数字档案室依旧沿袭传统纸质档案的安全保障措施，移动存储设备的登记使
用方法、网上公开档案信息的审查复查制度、外包人员的监控监督机制等都存在
不同程度的漏洞。第六，电子文件的载体问题。虽然大多数单位均以刻录光盘的

形式存储电子档案，但是也不乏出现使用移动硬盘，甚至是大容量优盘作为存储
载体的不规范情况。另外档案光盘的耐久性、读取情况、维护条件也是不容忽视
的问题，必须建立一套专门针对电子文件存储介质的安全保护方案。
（二）应用系统建设问题

1. 档案管理系统与办公自动化系统融合不深
一种情况是数字档案室还没有彻底淘汰传统档案工作的管理系统。这种基于
电脑模拟手工工作方式而建立的计算机辅助档案管理系统，在档案室自成一体，
没有与整个行政和业务部门的文件管理系统相通，单纯是为了优化纸质档案管理

流程，达到工作效率提高，工作标准规范，工作质量上升的目的，管理对象仅仅
是电子目录、档案图像的扫描件等。在检索方面，可对电子档案目录实现多种途
径的检索，相比手工检索 . 在搜索速度、准确率以及检全率方而更有优势；在编
目方面，可对电子档案目录的字体和格式进行多样化的编辑和整理；在统计方面，

可对电子档案的内容和利用情况进行不同主题不同方式的统计。但总体而言，计
算机辅助档案管理系统无法有效满足当今使用者各种层次的工作需求。另一种情
况是虽然数字档案室的档案管理系统与文件管理系统在设计之初时要求体现全程

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