Page 96 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

管理，但在实际运行后却发现并未实现真正的一体化。档案工作人员并没有通过
档案信息系统过早地介入文件特别是电子文件产生的源头，这说明档案管理系统
设计的功能与实际工作的需要还存在相当大的差距。另外有些部门把档案信息系

统与办公管理系统合二为一，设计成一个统一的电子文件管理系统，初衷非常好。
但是在系统模块的设计上过于看重现行文件的管理，对电子文件如何归档和归档
后如何后续管理等操作环节上没有进行深入的考虑，造成系统在档案处理环节上
功能太少，无法进行合理有效的档案管理工作。

2. 档案管理系统与电子政务系统联系不紧
档案是行政工作的工具之一，具有资治的作用，通过对大量档案的利用和分
析，有助于政府机关对关乎人民利益的政策方案做出正确的判断。因此机关数字
档案室与电子政务有着天然联系，两者应紧密相容，进一步提高行政决策的科学

性，然而目前机关数字档案室的电子档案管理系统与电子政务系统普遍没有融合
成一体。在系统设计上，电子政务系统以本机关单位业务为核心，围绕文件的流
程管理进行设计，突出了办公操作的便利性，而电子档案管理系统根据相关信息
资源管理标准制定，更加注重系统的规范性和安全性，两者的技术标准、系统环

境、设计理念皆自成一体，很难实现有效对接，拖累了政府信息化服务的效率。
其中分为以下两种情况：一是在电子政务系统设计之初就没有考虑电子档案管理
系统子模块，导致后期机关数字档案室建设时新上线的档案管理系统无法与之合
并，成为两个平行管理系统，无法有效进行信息资源的整合和利用。电子政务系

统产生的电子文件与归档标准不统一，无法直接归档，需要重新进行转换，无形
之中还造成资源的浪费。二是电子政务系统含有文件归档模块，但是与档案管理
系统的归档功能和要求并不一致，无法兼容，只能成为无用的摆设。

3. 网站建设水平不高
“互联网 + 时代”，网络是信息传播的主要媒介，网络与档案领域的结合产
生了网络档案信息这种新形态的档案资源，通过鼠标的点击就能远程获取档案信
息的便利方式很快就获得了广大档案利用者的欢迎。同时在网络技术的大力推动
下，数字档案室网站也能够较快发展，加快带动档案信息化的步伐。但是在网络

日新月异，突飞猛进的同时也随之产生了许多制约网站建设发展的障碍。首先是
网站档案信息数量不足。由于室藏档案数字化程度普遍较低，无法建立资源丰富
的全文信息数据库，受制于匮乏的信息资源，许多数字档案室网站仅仅是罗列出

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