Page 98 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

上产生了畏难的工作情绪。其次是数字化工作缺少人员和资金上的支持。出于事
业编制和企业效益的双重考虑，档案部门的工作人数往往不会很多，员工在完成
自身工作任务的同时很难有额外的精力去兼顾档案数字化的任务，因此需要安排

充裕的时间，从单位其他部门抽调人手，分阶段逐个重点攻破；也可以从部门年
度预算中申请专项资金，通过招标竞聘的方式与档案外包公司合作，由外包工作
人员进行专门数字化处理。但由于档案室在单位长期的从属地位，领导在资源的
分配上总是习惯性忽视档案部门的利益，现实情况往往是既没有可调配的人支援

也不会有多余的资金支持，档案信息数字化的开展步履艰难。最后是电子归档制
度的不规范。由于各机关单位办公自动化的普及，目前绝大多数的新增纸质文件
都有相应的电子版，但是许多数字档案室在归档方式上还是延续旧有的工作习惯，
并没有意识到这一点，依旧只进行纸质档案的保存而忽视了文件管理流程中前端

控制的重要性，往往导致电子文件在没有成为档案之前就已经消失无踪，需要被
再次数字化，造成了时间和精力上的无端浪费。
2. 档案信息资源利用不多
在谈到我国数字档案室建设现状时，国家档案局档案馆（室）业务指导司司

长孙钢曾经指出“数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享阶段，
缺乏综合数据挖掘和深度整合”。一方面数字档案室的信息数据库内容还不够充
实，可利用的电子档案资源比较欠缺。这其中固然有室藏档案数字化不足以及电
子档案没有及时归档的问题，但也绝不能忽视涉密档案这个因素。在倡导政府信

息合理公开的新环境下，涉密档案常年累积，数量节节攀升，却无法开通获取的
渠道，妨碍了当代社会民众对档案信息的有效利用。由于档案安全保管的传统思
维深入人心，档案工作者都对涉密档案是否要解密清理深感困惑和疑虑，唯恐稍
有不慎就会发生档案泄密的工作失误，致使涉密档案的开放途径难以规划，错失

了开辟档案信息利用的新领域。另一方面数字档案室的信息资源过度分散，无法
形成有效整合。特别是同一系统的机关档案室，档案资源都零落分布在中央、省、
市、县等各行政级别的档案室库房里，一旦想要利用某一内容的档案，很难彻底
把这些相关主题的信息资源集中统一起来。电子文件和多媒体档案的出现更是加

剧了这种信息无序的现象，电子文件不仅保存在数字档案室中，还分散在各科室
部门，现今的文件管理模式很难做到对电子文件的完全控制；多媒体档案的载体
形式不一，同一内容的档案由于相异的存储介质可能分别存放在不同的媒体数据

·88·