Page 102 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

个社会的档案发展具有不可推卸的责任，而档案网站可以向社会公众提供档案服
务、宣传、交流等功能，是推动档案事业进步，普及档案教育，增强档案意识的
重要窗口之一，因此数字档案室不应该轻视档案网站的建设。其次对于网站建设

要正确定位，数字档案室网站的信息资源不应是简单罗列，而要有效组织和利用；
受众群体不应局限于机关单位内部人士，也要提供有限的公共档案信息服务。因

此每个数字档案室都要有清楚的认识，在资金投入、档案资源都不及数字档案馆
的情况下，不该盲目照搬数字档案馆大而全的档案网站风格，而应结合自身特点
走出一条具有独特风格的小而精之路。特别是机关数字档案室的网站，在档案内
容上一定要重点选取具有本单位特色的对广大老百姓有帮助的信息。在此网站的

内容丰富与否跟室藏信息资源数字化程度有着必然的关系，因此一定要加强数字
档案室全文信息数据库与媒体信息数据库的建设，逐步形成一定规模，并且在此

基础上还要重视档案信息的编辑与研究，争取开发出新的档案成果。有了稳定的
资源渠道，数字档案室网站就能获得源源不断的信息之流，永不枯竭。最后是网
站的标准化建设。长期来看，评价一个数字档案室网站做得好不好，一方面要关
注前期建设的成果，另一方面也不能忽视后期维护的效果。网站内容有没有推陈

出新，是否受到人们欢迎，网站的设计布局是否合理，需不需要持续改善，网站
的安全防护有没有漏洞，应不应该进一步加强，这些都是数字档案室在网站运营

期间需要考虑的因素。因此，国家档案局应该主动牵头与有关部门一起共同商议
讨论，尽早出台关于档案网站的建设标准，及时根据此标准形成一批试点规范档
案网站，为数字档案室网站的建设起到模范带头的积极作用。当然若想网站能够
不断提高服务水平，畅通无阻地沟通与反馈必不可少。论坛、邮箱等渠道延迟性

太长，难以做到及时有效的交流，而实时在线服务需要聘请专人，这对于人力和
财力皆短缺的数字档案室来说不太现实。近几年，微信、微博等社交媒体工具的

兴起可以给数字档案室网站与公众的交流提供新的渠道和平台，微信公众号和官
方微博的受众面广，交互性强，广大读者已完全适应碎片化阅读，档案员工完全
可以在工作之余通过零碎的时间进行线上的消息推送和信息宣传。总之数字档案
室不仅仅是组织内部的档案信息中心，同时还承载着搭建档案网站，宣传档案信

息的职责，因此如何在当前网络环境下为广大社会群众提供有限的公共信息服务
是数字档案室建设时需要考虑的因素之一。

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