Page 103 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

（三）健全档案信息资源建设体系
1. 丰富数字化档案信息资源
档案信息资源的建设是数字档案室今后发展的重中之重，“要以接收原生电

子档案为重点，实施‘增量电子化，存量数字化’的资源增长战略”。一方面相
比档案馆，虽然不少档案室由于定期向档案馆移交档案资料，档案存量数字化的
任务没有那么重，但是由于在人员、资金等方面处处受到掣肘，无法像档案馆和
专业档案馆一样得到各级政府部门的有力支持，档案室存量资源的数字化形势反

而比较严峻。档案室对于室藏档案的数字化一定要有清醒的认识，在各种资源明
显不足的情况下，不能好高骛远，强行全盘数字化；也不能事先不做调查，不列
计划，随意进行数字化。因此，对于数字化工作，档案室一定要从大局着想，通
盘考虑，做到有的放矢，突出重点。首先要着重考虑利用率高、实用价值大的档

案，档案室的日常工作主要是服务本单位，所以对于公司、机关有重大现实帮助
的或者经常需要使用的档案应优先给予数字化，这样可以明显提高档案部门的工
作效率，也同时方便了其他员工的借阅和复制。例如住房保障和房屋管理局、公
积金管理中心、社区服务中心等行政管理部门应始终以服务百姓为首要目标，要

把与人民群众利益息息相关的民生档案重点数字化，方便社会公众的信息利用。
其次对于一些永久性档案，由于存放时间过长或者是疏于防护，已造成档案实体
不同程度的破损。类似这种情况也亟需数字化。如此一来，既能切实有效地保护
档案原件，又能随时随地地通过电子版利用档案。另外档案室还承担着增量电子，

文件归档的主要任务。这是今后数字化工作的重点。原生电子档案主要形成于各
企事业及机关单位，因此数字档案室必须在“文档一体化”的管理模式上狠下功
夫，使办公自动化与文书归档在业务流程和电子系统中都能完美契合，融为一体，
并且还要加紧制定电子文件管理的相关制度，力争在收集、鉴定、接收、保管、

利用等各个环节能够规范有序，做到及时有效的归档电子文件。
2. 整合利用档案信息资源
随着数据库内容的不断丰富，将极大地缩短使用者搜索档案的时间，也可以
借此进一步优化室藏档案的结构。最后是在档案数字化的背景下逐步探索出信息

资源利用的新模式，在档案管理系统和数字档案室网站查阅和下载电子文件已不
能满足人们多样化的档案需求，通过系统和网站收集、归纳、分析利用者的行为
方式，可以深度挖掘背后隐藏的潜在信息，为接下来电子文件的编研提供宝贵的

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