Page 100 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

能缺少后续资金的帮助。因此改进数字档案室的基础设施建设；首先要有充足的
物质保障。不管是建设机关数字档案室还是企业数字档案室，应该先让领导意识
到档案信息化的重要性，数字档案室的建设并不是一朝一夕可以完成，这需要长

时间工作的积累，因此持续性的资金投入必不可少。只有单位负责人充分理解数
字档案室建设的意义，才能使数字档案室不至于沦为面子工程，也只有把档案数
字化的经费常态化，固定化，才能使数字档案室持续发展。另外各档案室还应该
力争当地政府国民经济和社会发展计划、电子政务计划、信息公开计划以及档案

局馆的档案数字化建设等专项资金，只有从多渠道想方设法地争取到补贴资金，
才能保证档案室的数字化工作。其次是争取到资金项目后，也不可能一步到位，
在这种情况下对于建设经费的统筹安排，科学规划就显得十分必要。在软硬件的
配置方面，不要盲目升级，也不要疯狂扩充，做到适度适量，与数字档案室建设

需求一致即可。在档案资源数字化方面，由于前期资金的限制，应该有针对性地
把对单位工作有帮助和对社会群众有需求的这部分实体档案先信息化，注意把握
缓急轻重，根据资金的落实程度逐步分批地开展数字化工作。最后在资金投入后
还要考虑成本效益原则，这个是以往档案工作中容易忽视的问题。尤其是在数字

档案室的建设过程中，许多工作指标是可以被量化的，譬如档案资源数字化进程，
档案人员和外包人员的人数，建设时间等等，这些指标与资金共同形成了费用一
价值率。特别是在建设资金普遍有限的情况下，更应该注意节约资金，提高工作
效率，要让领导看到档案数字化工作的高效益，为争取后期资金打下坚实的基础。

2. 改进安全保障体系
依托于电子系统与网络，使得数字档案室分享信息资源十分便捷，但同时档
案信息安全性的问题也随之日益凸显。为此应首先在档案信息系统中为档案工作
人员，单位内部人员和社会公众人员分别设置相对应的阅览与下载的权限，严格

限制不同级别权限的操作行为，并通过合理运用数字水印、签名和加密等技术有
效防止电子档案的非法侵权、修改和复制。其次要做好数字档案室的网络安全防
护工作，对于网络中存在的病毒感染、非法入侵以及安全漏洞应该制定相应的预
案措施，通过平时常规的预防和事发后及时的补救有效保证档案信息的安全。再

次是在数字化外包过程中应严格把控整个流程，对于数字化人员，要求做到保密
资格排查、保密教育培训和保密合同签订；对于数字化场所，要求做到进出有安
检，实时监控无死角；对于数字化设备，要求做到定点采购、统一提供、严禁破

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