Page 101 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

坏和盗取；对于数字化内容，要做到事先审核，事后清理，防止涉密内容外露。
另外在数字档案室的软硬件设施维护方面，要分别在制度、人员、资金上给予充
分的保障，切实做好日常的防范工作；在信息资源安全维护方面，数据备份和容

灾系统两者缺一不可，必须全方位无死角地保证档案信息的真正安全。
（二）优化应用系统建设
1. 实现文档全程一体化
电子文件已成为办公与归档文件的主流形态，文件生命周期理论在当今依然

适用，档案管理人员只有在电子文件的设计和形成以及维护三个环节做时刻关注
并全程管理，才能在真正意义上确保电子文件在连续运动的各个过程中都能被有
效控制。因此数字档案室的档案信息管理系统应该与办公文件管理系统高度融合，
实现文件到档案的全程一体化信息管理。并且为了保证电子文件在部门整体运行

的管理系统中始终真实安全，未被人为篡改，并能在流转的过程中及时完整归档，
文档一体化管理系统在设计之初就需突出前端控制的功能，使档案员工能够及时
在电子文件的初期进行适当的干预。现实情况是，政企部门大多分开购买办公自
动化管理系统以及档案信息管理系统，这样就导致两者系统很难有效兼容，更奢

谈完美融合。因此当地政府信息部门与档案部门应联合成立项目协调小组，在全
面调研的基础上，由政府牵头，集结各方面优势资源，委托相关公司统一开发并
积极向社会各界推广一套政府办公和企业办事皆适用的办公自动化管理系统，在
系统当中合理嵌入档案管理的功能模块，实现文档全程一体化以及前端控制。由

于政府倡导的管理系统具有政策补贴的优势，因此各企事业单位不仅能够以低于
市场价格使用标准通用的电子文件管理系统，还能实现行政、业务部门与数字档
案室在系统上的有效契合，在优化办公系统环境的同时，也为数字档案室提供了
相对应的管理系统。

2. 提高网站建设水平
数字档案室的网站建设水平还需有待提高，力争符合信息时代的要求。首先
要加强对网站建设的重视程度，有的数字档案室认为相对于数字档案馆，自身规
模小，受关注程度低，没有建设档案网站的必要：还有的数字档案室为了撑门面

或者是完成指标而对网站的建设敷衍了事，忽视了日程维护而变成了僵尸网站，
以上这些错误的行为都是因为对档案网站缺乏足够的重视。诚然档案室的主要职
责是管理本单位的档案，但作为基数最多，分布最广的档案机构，档案室对于整

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