Page 87 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

算机软硬件上有质的飞跃，更为关键的是构造了一个全新的系统化平台和空间，
为档案管理找到了新方向。第二，管理对象不同。传统档案室的管理对象大多是
纸质档案，阅读一目了然，直观清晰，但纸质载体容易破损并且对于放置和保存

都有相当严格的要求。而电子文件作为现代信息技术的产物间接影响了数字档案
室的产生，它具有与传统纸质文件截然不同的特征：依赖于机器的识别，海量的
数据存储，原生电子文件的证据有效性等，种种这些都颠覆了档案管理者的认知，
这也是与传统档案室最明显的区别之一。第三，存储保护不同。传统档案室需要

留有相当面积的库房用于专门保存档案，并按照来源原则对档案进行分门别类，
整理归档。但数字档案室管理的电子文件并没有实体形式，因此传统库房不再适
用保存电子文件，取而代之的是建立数据库机房。由于网络传输的优越性，数字
档案室甚至可以把数据库机房放在千里之外专门保存电子数据的信息中心。异地

存放的优越性不言而喻，既可以保证档案的信息安全，也可以节省本单位物理空
间上的占用。在档案防护方面，传统档案室主要针对的是纸质档案的保护，例如
档案库房“八防”里的防光、防潮等措施，而电子文件信息与载体的可分离性与
内容的可变性、可操作性促使数字档案室把档案防护关注的重点从载体转移到了

内容，如何确保电子文件内容的真实完整、不被篡改将成为今后档案防护工作的
难点和重点。第四，服务方式不同。传统档案室的档案利用主要以档案借阅为主，
用户必须在下班之前赶往档案阅览室登记后阅读，费时费力且会碰到需求的档案
已被人借用的情况。数字档案室由于完善的电子系统、发达的通信技术、数字化

的信息资源突破了传统档案室时间与空间的限制，用户只需在电脑屏幕前登录档
案信息客户端，通过系统身份认证后进行申请，同样一份电子档案就可供多人在
线阅览和下载。不仅如此，传统档案室在向档案馆移交档案时往往会出现交接时
间不及时、交接内容不齐全等情况。数字档案室可以避免此类问题发生，通过与

档案馆局域网的对接，档案室与档案馆就交接事宜可事先规划，档案也可以直接
在网络上按时段分批多次移交，万一不合规，退回修改也十分方便。
（三）数字档案室建设
1. 原则

第一，资源为先。数字档案室必须围绕数字档案资源为中心进行建设，这是
核心原则。为本机关、公司提供档案信息服务是档案室工作的基本出发点，为档
案馆不断积累和提供档案史料是档案室工作的基本义务，从中可看出档案资源是

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