Page 89 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

第四章 大数据时代档案管理及建设

档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保
密部门共同参与实施。第一，基础设施建设。在网络建设方面，应在本单位的网
络环境下搭建适合数字档案管理与服务的通信网络。该数据网络应设置内部网与

外部网，内部网与单位的局域网相连，其他部门工作人员根据自己相应的工作权
限查询和阅览不同密级的档案资料，外部网通常会建立单位档案网站，以主页方
式提供相关档案服务和开展档案宣传，网站档案建设是档案信息化建设的重要步
骤，它是档案部门联系社会的重要窗口。在硬件建设方面，应配置用于数字化的

输入和输出设备、搭建网络的相关设备、电子文件存储和编辑设备等，在这其中
要注意资金的量入为出，盲目的一次性资金投入而不考虑接下来硬件设备的更新
换代将有可能导致后续资金跟不上从而影响数字档案室开展日常工作。第二，应
用系统建设。传统档案室针对档案原件采用计算机模拟传统手工工作方式建立计

算机辅助档案管理系统，设计思路停留在对纸质文件管理过程的环节模拟上，并
没有挑战传统档案管理理论。而在建立数字档案室的新系统时应充分考虑文档管
理一体化，将文件和档案管理的全流程当作一个系统进行通盘考虑，尤其要突出
前端控制的作用，使电子文件从形成开始就具有较高的质量，突破纸质文件管理

环节分工程序上的常规，将有关管理内容重组后遵循文件生命周期理论嵌入应用
系统的程序中。另外选择的操作系统平台不仅要安全稳定，还要同时考虑有业务
关系的档案馆系统的兼容性。第三，数字档案资源建设。就信息化内容而言，档
案数字资源一般包括档案目录的数据库和全文的数据库。目前来看，建设的难点

和重点主要集中在后者，在数字化的过程中暴露出了许多问题，比如信息数字化
的技术还不成熟且不经济，数字化对象过多但人手不足等。另外值得一提的是电
子文件的挂接，一定要确保档案数字化后目录与内容相匹配，否则一旦失误再想
返工就会陷入档案信息的汪洋大海中，很难在短时间内修补差错。因此，必须从

源头出发，在数字化工作过程中扫描人员和录入人员就要注意多核对档号和文件
题名，而管理人员在验收复审的环节也要特别注意，防止由于员工的粗心导致屯
子文件挂接出现问题。第四，保障体系建设。无规矩不成方圆，制度的完善是数
字档案室建设的保障。传统档案室向数字档案室的转变促使原先诸多档案室的制

度不再适用。由于电子文件与纸质文件一样成为档案的主要信息资源，首当其冲
的就是单位档案管理层必须根据国家有关部门颁布的相关标准细化和规范电子文
件的归档和管理，特别是进一步加强与之配套的元数据、数据存储格式、电子文

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