Page 88 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

档案室工作的基本着眼点。因此数字档案室在建设规划时要在系统设计和制度制
定方面重点保证旧有档案信息的数字化以及新增电子文件的有效归档。巧妇难为
无米之炊，没有数字档案资源的保障，即使数字档案室拥有最先进的电子设备和

系统，也是徒有虚表，难以为国家和人民群众提供优质的档案信息服务。第二，
标准规范。数字档案室能否遵循社会发展对档案工作的基本要求，能否做到档案
工作持续规范化、高效化，很大程度上取决于在数字档案室建设时是否严格推行
和遵守统一的各项标准。在办公自动化和网络环境下，电子文件大量涌现，面对

电子文件的归档难题，档案部门建设数字档案室是大势所趋。为了配合单位的主
要职能部门做好信息支援工作，在筹划数字档案室建设的前期就要与业务部门良
好沟通，统一电子文件的相关标准，力求做到电子文件与电子档案的一体化管理。
与此同时，数字档案室与数字档案馆之间也存在着业务交流，因此数字档案室还

要力求与数字档案馆统一标准规范，以免移交电子档案时出现格式不兼容韵问题。
第三，整体推进。数字档案室的建设不是一蹴而就的简单任务，时间、资金以及
人力等方方面面的配合必不可少，需要实施部门统筹规划，整体推进。数字档案
室在项目立项阶段，本单位领导的政策支持与资金投入是关键，其次可联系业务

对口的综合档案馆，寻求信息建设方面的指导和帮助，如果再能争取到当地政府
的专项财政拨款，那么在资金充裕的情况下可以寻求外包服务，大幅缩短数字档
案室建设的工期。数字档案室在调查研究阶段，应该结合国家档案局颁布的《指
南》、地区档案部门的事业规划以及本单位的行业特色明确数字档案室的建设方

向和具体内容。最后在数字档案室的实施建设阶段，一定要具有系统性的视野，
人力、物力和财力需科学分配，建设过程和本职工作不能相互影响，与单位其他
部门要加强合作和沟通。第四，确保安全。数字档案室是一个全新的事物，在建
设过程中并没有前人的经验以供参考，因此在安全管理方面暴露出了许多新的问

题。尤其是在档案信息资源数字化的过程当中外包机构必定会接触档案原件，只
有建立完善合理的安全制度以及严格有效的监督机制才能保证档案外包人员不会
做出偷窃，损毁，复制档案的行为。维护数字档案室的信息安全是一项常态化、
长效化的工作，需要档案管理人员防微杜渐，防患于未然，不畏艰难，不怕麻烦，

始终贯彻安全理念，绝不能忽略和轻视安全管理问题。
2. 建设内容
数字档案室建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字

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