Page 170 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

大大简化档案管理工作中各个流程的工作量，智慧地管理多元化档案信息资源并
提供智能化、个性化的服务。目前，人工智能技术在与档案实际工作相结合时还
存在如何具体应用的问题，随着人工智能技术的日趋成熟，档案工作者要紧紧抓

住这次契机，通过不断地探索和研究，将人工智能技术应用到档案工作实际中，
使档案工作真正实现智能化。

三、人工智能技术在建设智慧档案馆中的应用

（一）档案智能获取收集
在大数据背景下，需要收集的档案数量急剧增加，且档案数据的分布越来越
广泛，继续采用传统档案数据获取方式将会给档案馆带来巨大的压力。因此这个
环节主要可以运用人工智能在信息检索领域的技术来改进传统收集方式。信息检

索是从大规模原始信息中快速、准确、全面地获取用户所需信息的技术。具体来
说，可以采用多 Agent 的方式，智能、自主地按照预先设定的收集规则从信息源
获取收集档案。由于规则的不同，每种 Agent 的功能不同，所要达到的目标也不同。
因此，要针对不同的数据源，定义不同规则类型的 Agent。例如，用于收集网页

数据的 Agent、用于收集某种具有特定格式文件的 Agent。在收集原始数据的同时，
应该完成数据格式的基本处理：进行基本的格式统一和简单排序。例如，将文字
档案统一转化为包含基本标题、摘要等信息的文本格式，并按时间排序，大大简
化后续工作量，有效提升档案信息获取的效率、质量、精度和准确度。

（二）档案智能分类及挖掘
在获取收集档案后，需要对档案进行分类及挖掘，其中，分类需根据档案介
质的不同选择对应的人工智能技术。对于文本档案，主要采用人工智能在自然语
言处理领域的技术，即采用命名实体识别技术，识别出文本中具有特定意义的实

体，主要包括人名、地名、机构名、专有名词等。然后对文本进行基本的标注，
将一些用于分类或管理的信息标注在文本上，例如，时间戳、保管等级、部门等。
在提取出这些关键词并标注后，可以根据这些属性进行分类。分类可采用机器学
习中的聚类等方法，在数据量足够大的情况下，甚至可以采用神经网络技术。对

于图片档案，采用人工智能在图像识别领域的技术，一般采用深度学习技术进行
图像中物体的智能识别，可以自动判断出图片中的物体是什么，从而对图片进行
分类。对于音频档案，采用人工智能在语音识别方面的技术，对音频进行智能识

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