Page 50 - 数字信息化在人事档案管理中应用研究

数字信息化在人事档案管理中应用研究
Research on the Application of Digital Informatization in Personnel Archives Management

主张的是传统档案生命周期理论指导下档案分阶段管理的电子化实现。
（二）电子档案与纸质档案的整合管理方法

1. 建立相对独立又彼此联系的两套管理系统
由于电子档案在收集时间和方式以及存储、保护、利用等方面完全不同于传
统的纸质档案，在纸质档案与电子档案并存期，应根据两者各自的特点分别建立

不同的管理系统，分别操作、分别保管、分别利用，并在两个系统之间建立必要
的通道，使之很容易地实现从一种文件找到相同内容的另一种文件，以便在有关
业务处理上协调一致，方便利用。

2. 并存期间应根据自身特点实行双套制
鉴于电子档案与纸质档案各自的特点，电子档案和纸质档案将长期并存，我
们可以采取既简单又保险的办法双套制，即在电子环境下将一些需要永久、长期

保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规
保存，继续用传统的文件形式来保持其原始性、证据性和权益性；或是把一些利
用频繁，需要传输、联网的已开放的纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档
案信息资源共享的需要。当然，在将纸质档案和电子档案拷贝双重归纳时，电子

档案要用可脱机保存的载体备份下来。以纸质档案与磁盘光盘、磁带、制成双重
备份，分别归档管理。

3. 实行各种管理时都要制定一定的互通互联方式
电子档案与纸质档案的管理内容是互通互联的：一是利用纸质档案将电子档
案的内容固定，解决电子档案的易变动、易修改问题，确保其法律效用；二是纸
质档案转换为电子档案工时，进行完善的著录标引，附上背景信息和原数据，可

以互通互联，通过彼此著录信息能查找到各自存放位置，互为备份，互通互联。
4. 建立一套科学合理的管理制度

电子文件的可复制性和删改无痕迹性，电子档案的保护工作尤为重要。因此，
要建立一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收
集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式
转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有

发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立
必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

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